Doorbreek de vergadercultuur

Voor veel mensen bestaat ‘an ordinary day at work’ uit het rennen van de ene vergadering naar de andere. We vergaderen wat af met zijn allen. Gemiddeld besteden we een kwart van onze werktijd aan vergaderen. De kosten hiervan worden geschat op zo’n 30 miljard euro per jaar. Dat kan ook wel wat minder, toch?

Als je mensen vraagt hoe ze tegenover al die afspraken staan, zouden de meesten best wat minder en efficiënter willen vergaderen. Maar waarom doen we dat dan niet? We willen nou eenmaal graag dat iedereen over een bepaald onderwerp zijn zegje heeft kunnen doen, zodat we later niet te horen krijgen dat we niet genoeg afstemming hebben gezocht. En je wordt nu eenmaal als belangrijker gezien, als je van de ene in de andere vergadering rolt. Dan heb je vast iets zinnigs te melden. Maar vergaderen mag geen doel op zich worden.

Ik heb zelf een enorme hekel aan te laat komen voor een afspraak. Bij mezelf, maar ook bij anderen. Bij vergaderingen lijkt dit de normaalste zaak van de wereld te zijn. In veel bedrijven sluiten mensen doorgaans 10 minuten later aan, waarna ze vervolgens nog 5 minuten besteden aan social talk. Dit heeft niet alleen consequenties voor de agenda van de mensen die hiervoor kiezen, maar minstens zoveel voor die van de andere aanwezigen. Dus kom in ieder geval op tijd!

Toen ik werkte als secretaresse van een druk bezette directeur hadden we hele goede afspraken over het agendabeheer. We hadden de week ingedeeld in vaste blokken met ruimte voor maximaal drie vergaderingen per dag. De rest van de tijd was hij aan het werk in zijn kamer en konden mensen bij hem binnen lopen om kort iets aan hem te vragen. Als je een afspraak met hem wilde inplannen, moest je vooraf het doel van de vergadering en de bespreekpunten aanleveren. Zo planden we alleen vergaderingen die er echt toe deden. En de directeur was, doordat hij niet continue in overleg zat, toegankelijk voor zijn mensen en kwam hij tijdens kantooruren ook aan het wegwerken van lopende werkzaamheden toe. Zeker het proberen waard.

Ook TNO is van mening dat het beter kan. Door staand te vergaderen bijvoorbeeld. Een stuk minder comfortabel en dat zou de besluitvaardigheid alleen maar ten goede komen. Met als gevolg een kortere en efficiëntere bijeenkomst. TNO onderzocht de resultaten van de ‘stand up meeting’ en concludeerde dat de vergadertijd op deze manier met een derde wordt verkort. Daarnaast is staan gezonder, voorkomt het RSI, zorgt het voor actievere deelnemers en biedt het meer ruimte voor non-verbale communicatie. In hoogte verstelbare vergadertafels zijn inmiddels op veel plaatsen verkrijgbaar.

Naast bovenstaande suggesties kun je natuurlijk ook eens een uitnodiging weigeren. ‘Nee’ zeggen is niet zo moeilijk. Bescherm jezelf tegen het eindeloos vergaderen en sluit alleen aan bij vergaderingen in jouw ogen toegevoegde waarde bieden.

Ik daag je uit om dit komende week eens te proberen en weet zeker dat je tijd over houdt voor andere belangrijke dingen. Ik hoor graag je ervaringen!